Administrateur de l'orchestre

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À propos de l'Orchestre symphonique d'Ottawa

L'Orchestre symphonique d'Ottawa (OSO) est un organisme de bienfaisance enregistré qui élabore des programmes et sollicite des fonds et des dons pour soutenir un orchestre professionnel au service des résidents d'Ottawa. Fondé en 1965, l'Orchestre symphonique d'Ottawa se spécialise dans l'interprétation d'œuvres symphoniques de grande envergure avec jusqu'à 100 musiciens sur scène ; il s'est adapté et a évolué au fil des ans pour continuer à offrir des expériences musicales mémorables à son public. L'OSO dispose d'un modèle de planification artistique dirigé par les musiciens, qui met l'accent sur l'engagement de la communauté et de l'orchestre, avec une programmation innovante qui se rapproche de la ville et cherche à attirer de nouveaux spectateurs de toutes les catégories démographiques et de tous les milieux.

L'Orchestre symphonique d'Ottawa donne de trois à six concerts au cours de sa saison annuelle. Idéalement, elle devrait aspirer à dix représentations ou plus. Ses musiciens viennent de tous les horizons : si certains travaillent comme musiciens professionnels à plein temps, d'autres travaillent dans différents domaines pendant la semaine. Notre mission est de créer des expériences musicales mémorables qui rassemblent les gens.

Résumé du poste

L'administrateur de l'orchestre (OA) est chargé d'administrer l'Orchestre symphonique d'Ottawa (OSO) dans les domaines de la comptabilité, du marketing, de la rédaction de demandes de subventions et de la collecte de fonds. L'OA doit également travailler en étroite collaboration avec le responsable du personnel, fournir le soutien administratif nécessaire au développement de la programmation artistique de l'OSO et superviser la comptabilité de l'OSO et le service de soutien au conseil d'administration. Le titulaire de ce poste est choisi par le conseil d'administration et lui rend compte par l'intermédiaire du président du conseil d'administration. L'OA est un membre d'office du conseil d'administration et joue un rôle clé dans le soutien du processus de gouvernance de l'organisation en s'engageant et en collaborant avec le conseil d'administration par l'intermédiaire du président du conseil d'administration.  

Responsabilités

(Les pourcentages indiqués ici le sont à titre d'illustration. Le travail est défini par les événements, tels que les concerts, et les activités requises, telles que les demandes de subvention, les audits et la planification budgétaire).

Gestion financière (15%)

Avec le soutien et les conseils de l'agent comptable contractuel et du conseil d'administration : 

• Veiller à ce que des livres de comptes précis soient tenus, conformément aux instructions du conseil d'administration et du trésorier.

• soumettre le budget de fonctionnement annuel à l'examen et à l'approbation du conseil d'administration ; contrôler et autoriser les dépenses conformément au budget approuvé ; préparer des projections actualisées sur la base des revenus et des dépenses réels

• Préparer les états financiers mensuels, y compris les projections de flux de trésorerie, pour examen et approbation par le comité des finances ; examiner et approuver les comptes créditeurs et débiteurs.

• Veiller à ce que les subventions soient dépensées conformément aux lignes directrices et à ce que toutes les exigences en matière de rapports soient respectées.

Collecte de fonds, octroi de subventions et relations extérieures (35%)

• Préparer et soumettre des demandes de subventions et des rapports à des fondations, des entreprises et des agences gouvernementales.

• Superviser le traitement et l'enregistrement de tous les dons, parrainages et subventions, et produire et classer les reçus fiscaux et les accusés de réception, le cas échéant.

• Avec le soutien et les conseils du conseil d'administration : 

• Planifier, administrer et évaluer les activités de collecte de fonds, y compris les campagnes de donateurs, les parrainages d'entreprises, les événements spéciaux, les campagnes de dotation, les programmes de dons planifiés, ainsi que l'identification et la fidélisation des donateurs.

Marketing et communication (25%)

• Planifier, administrer et évaluer les campagnes et les programmes de marketing qui font connaître les événements et les initiatives d'OSO et en stimulent la demande. 

• Gérer les médias payants, le site web et les canaux de médias sociaux de l'OSO afin de maintenir des normes de marque cohérentes et de soutenir les objectifs à long terme. 

• Planifier, administrer et évaluer une communication efficace avec les parties prenantes de l'OSO, notamment les abonnés et les donateurs, les groupes de bénévoles, les autres organisations artistiques, les organismes publics, les agences gouvernementales et le public.

Production et planification artistique (15%)

• Fournir le soutien administratif nécessaire au conseiller artistique et au groupe de planification artistique (GPA).

• Administrer le système de billetterie Showpass et collaborer avec l'Ottawa Chamberfest en ce qui concerne la coordination des bénévoles sur place pour les spectacles de l'OSO.

• Assister aux répétitions et aux concerts dans la mesure du possible.

Conformité organisationnelle (10%)

• Veiller à ce que toutes les responsabilités de l'employeur soient respectées et que l'organisation se conforme à toutes les lois provinciales et fédérales.

• Tenir à jour tous les registres de paie et les dossiers du personnel administratif et artistique.

• Tenir à jour la liste des donateurs

Qualifications

• Diplôme universitaire ou équivalent

• Responsabilités avec expérience pertinente ou une combinaison équivalente d'éducation et d'expérience 

• Maîtrise des plateformes en ligne, notamment en ce qui concerne la collecte de fonds, les demandes de subventions, la gestion des informations et les rapports financiers.

• Un enthousiasme manifeste pour l'opportunité

Compétences souhaitées

• De solides compétences interpersonnelles, car ce rôle consiste à assurer la liaison entre de nombreux groupes, notamment la direction de l'OSO, les musiciens, les donateurs et les abonnés, le gouvernement et les partenaires extérieurs, ainsi que l'ensemble de la communauté d'Ottawa. 

• Solides compétences en matière d'organisation et souci du détail

• Excellentes compétences en matière de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, dans au moins une langue officielle.

• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à déléguer des tâches ; une expérience réussie du travail au sein d'une petite équipe ou de la gestion d'une petite équipe est un atout.  

• Capacité d'adaptation à des horaires de travail variables tout au long de l'année 

• La compréhension et l'appréciation des défis et des opportunités liés à l'accès du public à la musique classique ou aux arts constituent un atout. 

À partir de 28 $/heure

Veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre CV à info@ottawasymphony.com

Clôture des candidatures le lundi 14 juillet à minuit